Può capitare che, dopo aver effettuato una vendita e aver già emesso uno scontrino o documento commerciale, il cliente richieda successivamente la fattura elettronica.
In questi casi è importante gestire correttamente il collegamento tra il documento commerciale già emesso e la successiva fattura, evitando che la stessa operazione venga contabilizzata due volte.
Si può emettere una fattura dopo lo scontrino?
Sì, è possibile emettere una fattura anche dopo aver emesso un documento commerciale, scontrino o ricevute, purché la fattura faccia correttamente riferimento all’operazione già documentata dallo scontrino.
La fattura elettronica deve infatti contenere le informazioni necessarie per permettere di identificare il documento commerciale al quale si riferisce.
A questo scopo, nella fattura elettronica viene utilizzato il blocco informativo AltriDatiGestionali, all’interno del quale devono essere riportati i riferimenti del documento commerciale.
Come collegare la fattura al documento commerciale
Nel blocco AltriDatiGestionali devono essere indicati i dati che consentono di collegare la fattura allo scontrino o alla ricevuta già emessa.
In particolare:
TipoDato
Deve contenere la parola SCONTRINO oppure RICEVUTA. Il campo consente un massimo di 10 caratteri.
RiferimentoTesto
Deve contenere l’identificativo alfanumerico dello scontrino o della ricevuta.
È importante utilizzare un riferimento che permetta di individuare in modo univoco il documento commerciale.
A seconda delle informazioni disponibili, è possibile utilizzare, ad esempio:
- Matricola del registratore telematico: è il codice identificativo del registratore ed è riportato sul documento commerciale.
- Numero del documento commerciale: può avere un formato come 0193-0005, dove 0193 identifica il giorno fiscale e 0005 rappresenta il numero progressivo del documento.
RiferimentoNumero
Deve contenere il numero progressivo del documento commerciale. Nel caso dell’esempio precedente, il valore sarà 0005.
RiferimentoData
Deve contenere la data di emissione dello scontrino o della ricevuta.
Un riferimento per ogni prodotto interessato
Le informazioni relative al documento commerciale devono essere riportate per ciascun prodotto o servizio presente in fattura che deriva da una vendita già documentata con scontrino o ricevuta.
Questo permette di gestire anche situazioni in cui solo una parte degli articoli presenti in fattura era stata precedentemente inserita in un documento commerciale.
Ad esempio, se una fattura contiene cinque prodotti e solo due di questi erano stati precedentemente venduti tramite documento commerciale, è possibile indicare i riferimenti dello scontrino esclusivamente per i due prodotti interessati.
Entro quanto tempo deve essere emessa la fattura?
Quando la fattura viene emessa successivamente al documento commerciale, è importante rispettare i termini previsti dalla normativa.
La regola generale stabilita dall’art. 21 del DPR 633/1972 prevede che la fattura immediata possa essere emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.
Per le vendite al dettaglio, la data dell’operazione coincide normalmente con quella riportata sul documento commerciale.
Esempio:
se il documento commerciale è stato emesso il 3 maggio, la fattura dovrà essere emessa entro il 15 maggio.
È quindi importante non attendere troppo prima di trasformare l’operazione in fattura, soprattutto quando la richiesta del cliente arriva successivamente all’emissione dello scontrino.
Come emettere velocemente una fattura da un documento commerciale con WindDoc Cassa
Con WindDoc Cassa è possibile semplificare notevolmente questa operazione.
Se avete già emesso un documento commerciale e il cliente vi chiede successivamente la fattura, è possibile utilizzare direttamente la funzione disponibile sul documento commerciale per generare la fattura.
La procedura recupera automaticamente i prodotti presenti nello scontrino e inserisce nella fattura i riferimenti necessari per collegarla al documento commerciale originario.
In questo modo non è necessario reinserire manualmente i dati dello scontrino per ogni prodotto.
Sarà sufficiente:
- selezionare il documento commerciale da cui generare la fattura;
- avviare la funzione di creazione della fattura;
- indicare l’anagrafica del cliente;
- inserire o verificare il Codice Destinatario;
- completare l’emissione della fattura elettronica.
WindDoc Cassa si occupa di riportare automaticamente nella fattura i riferimenti del documento commerciale.
Attenzione alla contabilizzazione
Quando la vendita è già stata registrata attraverso il documento commerciale, la successiva fattura non deve generare una seconda contabilizzazione della stessa operazione.
Per questo motivo, in WindDoc è possibile impostare la fattura come “Da non contabilizzare”, così da evitare che la stessa vendita venga registrata nuovamente.
In questo modo il documento commerciale rimane il documento che ha già rilevato l’operazione, mentre la fattura elettronica rappresenta il documento richiesto successivamente dal cliente e mantiene il collegamento con lo scontrino originario.
In sintesi
Emettere una fattura dopo aver già emesso uno scontrino o documento commerciale è possibile, ma è fondamentale gestire correttamente il collegamento tra i due documenti.
La fattura deve riportare i riferimenti del documento commerciale attraverso il blocco AltriDatiGestionali e deve essere emessa nei termini previsti dalla normativa.
Con WindDoc Cassa questa operazione può essere effettuata direttamente dal documento commerciale, generando la fattura e riportando automaticamente i relativi riferimenti, senza doverli inserire manualmente.